A gestão do tempo é um dos principais desafios enfrentados por quem administra um negócio, especialmente pelos síndicos. Estes precisam aprender a equilibrar suas atividades pessoais e profissionais com as responsabilidades referentes à gestão condominial.

Pode até parecer que as 24 horas do dia não são suficientes para dar conta de tantos compromissos. No entanto, há algumas soluções práticas que podem ajudar a organizar melhor as atividades cotidianas e ainda proporcionar mais tempo para a diversão e o descanso.

Por isso, neste texto explicaremos a importância da gestão do tempo e apresentaremos 4 dicas para otimizar o seu tempo!

O que é gestão de tempo? 

Toda atividade requer um tempo para ser realizada. Mas às vezes nos deparamos com alguns problemas que interferem em sua execução, tais como não ter foco na realização das atividades importantes, não saber dizer não ou ter vergonha de delegar funções a terceiros.

Acumular muitas tarefas ao mesmo tempo, fazer reuniões improdutivas, além de não adotar métodos eficientes para gerenciar sua rotina, são outros elementos a serem evitados. Isso, certamente, exige que as pessoas reavaliem a forma como ocupam o seu tempo. 

Com isso, pode-se dizer que a gestão do tempo é imprescindível. Mas, afinal, o que isso significa? Gestão do tempo é a prática que auxilia as pessoas a organizarem cada momento da sua rotina da maneira mais eficiente possível, seja esta pessoal ou profissional. 

A gestão do tempo permite melhorar a qualidade de vida ao otimizar o tempo gasto com as obrigações, o que deixa mais tempo livre para dedicar ao lazer e à família. Mas para que essa gestão seja eficiente, é preciso tomar algumas atitudes:

  • ter um controle sobre o tempo;
  • priorizar as atividades por sua importância;
  • exercer a disciplina e a perseverança;
  • mudar hábitos e comportamentos autossabotadores;
  • aprender a lidar com as distrações e a procrastinação.

A gestão do tempo só será válida se souber lidar com esses fundamentos. Pode parecer uma tarefa difícil, mas não é impossível de se realizar. Com certeza, os resultados obtidos serão significativos e benéficos para a sua gestão condominial. 

Como melhorar a gestão do tempo?

Confira, a seguir, as dicas que separamos para ajudar você a melhorar a gestão do seu tempo!

1. Tenha um calendário

Ter um calendário com as datas de início e fim das obrigações é essencial para o gerenciamento do seu tempo, pois ele ajuda a lembrar de todos os compromissos e manter tudo organizado. Portanto, anote os dias e horários das assembleias, manutenções preventivas e vencimento de contas.

Para não se esquecer de nada, defina um dia da semana para lançar todas as informações. Utilize a tecnologia como a sua aliada nesse processo. Todos os smartphones contam com um calendário que pode ser integrado com sua conta de e-mail. Assim, você pode acessá-lo pelo notebook ou outros dispositivos móveis a qualquer momento.

2. Saiba delegar tarefas

É muito comum os síndicos executarem várias tarefas ao mesmo tempo ou assumirem mais compromissos do que deveriam. Mas isso pode ser minimizado ao compartilhar algumas das obrigações. Assim, se o seu condomínio tiver um conselho administrativo ou zelador, delegue algumas atividades para eles.

Por exemplo, o conselho pode ser responsável pelo pagamento das contas e o zelador pelas encomendas. Contar com a ajuda de uma administradora de condomínios faz toda a diferença visto que ela oferece suporte administrativo, contábil, gestão financeira, pagamento de contas e departamento pessoal. 

3. Liste as tarefas diárias 

Para diminuir a falta de foco e o desperdício de tempo, faça uma lista com as tarefas diárias. Mais do que isso, você deve estabelecer as prioridades do dia e o tempo gasto com cada uma delas. Para tanto, identifique o que é urgente e mais importante, já que isso ajudará a definir o que tem que ser resolvido primeiro.

Use aplicativos, como o Trello e o Asana, para agendar as tarefas, controlar o estágio de execução, estabelecer prazos e enviar notificações para o seu e-mail. Lembre-se: faça uma atividade de cada vez, tenha rigor com o seu planejamento, fuja da procrastinação e defina um período para descansar.

4. Utilize um sistema de gestão

Mais uma vez a tecnologia pode ajudar a organizar as tarefas. Já existem aplicativos no mercado que permitem aos moradores interagirem com a administração do condomínio. Eles contam, por exemplo, com calendários para reservas online, nos quais são mostradas as datas e horários disponíveis para o uso de áreas comuns.

Esses aplicativos também têm um sistema de aviso de recebimentos de encomendas ou visitas, e permitem ter contato direto com o síndico para tirar dúvidas, fazer reclamações, sugestões ou solicitações. Você também pode melhorar a comunicação com uma tecnologia inovadora, que é o mural digital.

Quais são os benefícios da gestão de tempo?

Mais bem-estar

A saúde é muito beneficiada com a gestão do tempo, pois a redução do estresse e ansiedade tem ligação direta com a diminuição do risco de ter problemas cardiovasculares. Ao gerenciar melhor seu tempo, você também terá mais tempo para se alimentar adequadamente, praticar atividades físicas e, é claro, aproveitar a família e os amigos.

Mais produtividade e eficiência

Talvez você já tenha percebido que a falta de organização diminui sua produtividade e eficiência. No entanto, uma gestão do tempo adequada permite reverter essa situação, já que saberá dar prioridade para as obrigações mais importantes e mensurar com clareza o tempo que é despendido com cada uma delas.

Melhor reputação

Já se esqueceu de pagar uma conta e ela venceu, gerando multas? Ou se esqueceu de avisar com antecedência sobre uma assembleia? Isso interfere negativamente na sua credibilidade diante dos moradores, não é mesmo? Mas se você gerenciar melhor seu tempo, pode evitar que isso aconteça.

Mais tempo livre

Já pensou em ter mais tempo para si, para focar em seus projetos pessoais e profissionais? Mas o que falta para isso? Tempo? Então, aprenda a cuidar melhor dele, para assim poder se dedicar a outras atividades que são importantes para a sua vida.

Menos estresse

Às vezes, em meio a tantas obrigações, não é incomum encontrarmos síndicos estressados e frustrados por não cumprir um prazo, ou até mesmo irritados por causa de uma rotina agitada. Se você enfrenta esse problema, mude isso com um melhor gerenciamento do seu tempo.

Menos problemas

Sabe aquela manutenção que você deveria ter solicitado, mas esqueceu? Isso pode resultar em muitos problemas, estruturais e de relacionamento com os moradores. Por isso, planejar suas tarefas evitará que mais problemas sejam criados. 

Viu o quão importante é a gestão do tempo? Ela não só melhora a gestão condominial como também sua qualidade de vida. Agora que você tem todas as informações necessárias para ter uma melhor organização e produtividade, que tal começar a adotar nossas dicas?

Se você achou este conteúdo sobre gestão do tempo para síndicos interessante, confira nosso e-book sobre como conciliar a vida pessoal com as atividades de síndico!