Desde o ano de 2018, estão ocorrendo mudanças nas empresas. Afinal, uma nova maneira de prestar informações sobre os trabalhadores está em vigor. Agora, em 2019, o eSocial para condomínios já é uma realidade. Mas, você está preparado para essa mudança?

Se ainda não sabe o que é o eSocial e como ele funciona para os condomínios, não se preocupe. Neste artigo, vamos apresentar as principais informações sobre esse projeto do Governo.

Também mostraremos como você, síndico, pode se adequar às novas regras para ficar em dia com a gestão condominial e com a legislação. Acompanhe!

O que é e como funciona o esocial para condomínios?

O eSocial é o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Trabalhistas e Previdenciárias. É um programa do governo federal que integra o SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) e unifica o envio de informações pelo empregador.

Basicamente, a implementação do eSocial significa a substituição da prestação de informações de 15 documentos para o governo. O que antes era enviado separadamente por meio de diversas plataformas, agora pode ser enviado por uma única.

Os sistemas de informações que serão substituídos pelo eSocial são:

  • Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social — GFIP;
  • Perfil Profissiográfico Previdenciário — PPP;
  • Livro de Registro de Empregados — LRE;
  • Comunicação de Acidente de Trabalho — CAT;
  • Cadastro Geral de Empregados e Desempregados — CAGED;
  • Comunicação de Dispensa — CD;
  • Quadro de Horário de Trabalho — QHT;
  • Relação Anual de Informações Sociais — RAIS;
  • Carteira de Trabalho e Previdência Social — CTPS;
  • folha de pagamento dos funcionários, sejam eles contratados ou autônomos;
  • declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte — IRF;
  • declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais — CTF;
  • Manual Normativo de Arquivos Digitais — MANAD;
  • Guia da Previdência Social — GPS.

Mas, como o envio dessas informações funcionará?

Diferentemente do que acontece, em que todas as informações são enviadas em um único arquivo, no eSocial há eventos. Inicialmente, também há o envio de algumas tabelas que serão utilizadas para o cruzamento das informações dos eventos.

Por exemplo, uma admissão é um evento e um desligamento é outro. Todos eles devem ser enviados ao eSocial. Cabe lembrar que ele não traz mudanças drásticas na legislação, mas controla com mais rigor as regras atuais. No caso de uma admissão, o empregador deverá registrar o colaborador antes do início de suas atividades na empresa. Caso ele ingresse sem registro, o empregador pode ser autuado imediatamente.

Por que os condomínios devem se adequar ao esocial?

Mesmo que um condomínio não tenha personalidade jurídica, isto é, não seja considerado uma empresa, deve se adequar ao eSocial, pois ele tem obrigações trabalhistas e tributárias, uma vez que tem quadro de funcionários e contrata serviços.Os condomínios que não se regularizarem ao eSocial podem arcar com multas leves até punições mais pesadas. A seguir, confira algumas delas para evitá-las e faça uma boa gestão de funcionários.

Admissão de funcionários

Antes, essa informação era enviada até o sétimo dia do mês seguinte ao da contratação. Atualmente, o CAGED deverá ser enviado até o final do dia que antecede o início das atividades do trabalhador. Quem descumprir essa regra deverá arcar com uma multa que varia entre R$ 402,53 e R$ 937,00 por empregado.

Atestado de saúde ocupacional

O condomínio deve solicitar a realização dos seguintes exames para os seus funcionários: admissional, mudança de função, periódico, retorno ao trabalho e demissional. Se não forem realizados e submetidos no eSocial, a multa pode ser de R$ 402,53 até R$ 4.025,333.

Comunicação de acidente de trabalho

Se um trabalhador sofrer um acidente trabalhista ou desenvolver uma doença ocupacional, o condomínio deverá relatar o ocorrido por meio do CAT ao INSS. Esse comunicado deverá ser enviado até o primeiro dia útil seguinte ao fato. Se isso não acontecer, a multa é o salário de contribuição.

O eSocial é um instrumento muito importante para as empresas, pois diminui a burocracia no envio das informações. Assim, será muito mais fácil cumprir com as obrigações legais.

Bem como o empregador poderá atuar com mais segurança nos processos trabalhistas e jurídicos, os trabalhadores também se beneficiarão, pois terão acesso aos seus direitos de forma mais eficiente.

Isso é possível devido à automatização das informações, o que permite cruzar os dados. Assim, o governo evita fraudes, que causam prejuízos aos cofres públicos, e concede os benefícios a quem tem direito.

Como se regularizar ao esocial para condomínios?

Se adequar ao eSocial tem sido considerado um desafio, principalmente para os condomínios que não contam com o apoio de administradoras. Por isso, preparamos algumas dicas de como se regularizar ao eSocial.

Entenda como funciona o esocial

Dedique um tempo para atualizar-se sobre os documentos que serão enviados ao eSocial. Aproveite para conferir a documentação técnica disponibilizada pelo governo e troque experiências com outros condomínios.

Identifique os responsáveis por cada evento

Como vimos, são diversos tipos de documentos, e cada um está relacionado com uma área de uma empresa. Então, identifique os responsáveis pelos envios deles de acordo com cada evento.

Prepare-se para a implementação do esocial

Mapeie as novas rotinas de trabalho, faça planos de ação para cada evento e treine os funcionários. Caso você, síndico, conte com a ajuda de uma contabilidade ou de uma administradora, deve saber quais documentos deve enviar para ela.

Fique atento aos prazos

O eSocial está dividido em etapas, e cada uma tem um período de implantação. Os condomínios devem seguir o cronograma do grupo 3, o qual define os seguintes prazos:

  • Etapas:
  • 1: janeiro de 2019 – cadastros do empregador e das tabelas;
  • 2: 10 de abril de 2019 – dados dos trabalhadores e seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos);
  • 3: 10 de julho de 2019 – folha de pagamento;
  • 4: outubro de 2019 – substituição da GFIP para fins de recolhimento de contribuições previdenciárias e FGTS; – Ainda sem data definida conforme Instrução Normativa RFB n 1906 de 14/08/2019;
  • 5: julho de 2020 – dados de segurança e saúde do trabalhador.

Fique em dia

Agora o eSocial para condomínios já é uma realidade. Então, não perca tempo e fique em dia com as obrigações legais. No caso de dúvidas, procure por empresas especializadas em administração de condomínios que já estão preparadas para essa mudança.

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