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Para garantir o pleno funcionamento do condomínio, é fundamental investir em uma boa gestão profissional de condomínios. Isso porque sua principal função é proporcionar tranquilidade e segurança aos moradores e, ao mesmo tempo, contribuir para a organização das atividades burocráticas do edifício, como finanças, colaboradores terceirizados etc. 

Sendo assim, essa administração deve ser bem estruturada e baseada nos principais modelos de gerência existentes, adequando-se ao tipo de empreendimento, ao perfil dos habitantes e à estrutura da edificação. De todo modo, é essencial planejar uma gestão qualificada.

Quer aprender como fazer a gerência de condomínios de forma eficiente? Continue acompanhando este conteúdo e confira nossas dicas a seguir!

Razões para adequar a gestão aos moradores

Conforme dissemos inicialmente, a gestão do condomínio deve se adequar ao perfil dos residentes e às suas necessidades para ser eficaz. Caso contrário, as chances de gerar insatisfações, conflitos e possíveis prejuízos será bastante alta.

Para saber como gerenciar melhor seu condomínio, você precisa analisar os perfis dos moradores e desenvolver as estratégias adequadas a partir daí. Os perfis de residentes incluem os idosos, as famílias com crianças pequenas, as pessoas que seguem a administração a distância, mas desempenham adequadamente seu papel, os “barulhentos”, os colaboradores, aqueles que “não perdem” um conflito, entre outros.

Cabe ao administrador do edifício determinar qual é o perfil predominante e, a partir daí, escolher o melhor caminho. No entanto, independentemente das características mencionadas acima, é imperativo manter uma administração humanizada que realmente priorize o bem-estar coletivo.

Modelos de gestão de condomínio

Para ajudar os moradores e o síndico a escolher o melhor tipo de gestão, listamos os principais modelos existentes. 

Autogestão de condomínio

A autogestão ocorre quando um síndico é eleito pelos membros da assembleia extraordinária. Nesse modelo, os próprios moradores realizam as tarefas administrativas sem a ajuda de terceiros. A responsabilidade legal é do síndico, que conta com a ajuda de conselheiros, os quais também são eleitos na reunião. 

Esse tipo de gerenciamento é indicado para condomínios menores. Isso ocorre porque o síndico assume inúmeras tarefas, tais como: organização das contas, contratação de terceirizados e novos colaboradores, gerenciamento financeiro e contábil, orçamentos, entre outras rotinas diárias.

Autogestão assistida

Nesse modelo, o síndico conta com a consultoria de empresas terceirizadas. Enquanto ele e o conselho fiscal ficam a cargo das tarefas internas do condomínio — como movimentação financeira e otimização de custos —, as empresas são responsáveis pela administração externa. 

As atividades do contratado incluem a revisão de contratos, cotação de fornecedores e equipamentos e fornecimento de consultoria financeira, trabalhista e tributária. Contudo, a responsabilidade legal permanece com o síndico.

Gestão profissional de condomínios com administradora

Esse tipo de gerenciamento é caracterizado pela contratação de um administrador de condomínio para lidar com as atividades administrativas. Nesse caso, o síndico continua sendo o representante dos moradores, mas atua na supervisão dos serviços prestados pelos administradores. 

Eles podem convocar e realizar reuniões, orçar, pagar despesas de condomínio, controlar contabilidade, contratar funcionários e cuidar de folhas de pagamento. Os papéis devem estar sempre em ordem, pois podem ser avaliados a qualquer momento, seja pelo conselho fiscal seja pelo síndico. 

Atuando como braço direito do síndico, esse tipo de gerenciamento oferece uma gama de serviços que trazem mais tranquilidade a todos os moradores.

Gestão com síndico profissional

Um síndico profissional tem as mesmas responsabilidades que um liquidante residente, mas é contratado apenas para representar os inquilinos. Esse tipo de administração tem como maior benefício o auxílio de um profissional experiente, que está familiarizado com todas as atividades e processos necessários para o pleno funcionamento dos projetos.

Importância da gestão profissional 

Ao contrário de um síndico residente, que pode não apresentar conhecimento técnico, não ter muito tempo para se dedicar ao condomínio ou sofrer desgaste com seus vizinhos, o síndico profissional não enfrenta essas dificuldades. Em resumo, podemos listar três razões pelas quais a presença dessa pessoa é relevante:

1. Qualificação técnica: o síndico profissional possui capacidade técnica para realizar uma boa gestão de condomínios, pois tem conhecimento dos processos de gestão de pessoas, finanças, compras e manutenção;

2. Impessoalidade: a falta de vínculos afetivos e de vizinhança com os moradores do condomínio confere ao gestor profissional mais imparcialidade e impessoalidade ao tomar decisões de gerenciamento de condomínios. Ele pode, por exemplo, ficar longe de situações e não está sujeito à pressão dos moradores ou tem problemas de relacionamento com ninguém;

3. Disponibilidade: mesmo que o síndico profissional não fique no condomínio o tempo todo, ele sempre estará disponível para resolver problemas. Tem um tempo fixo para se relacionar com os residentes, mas pode ser acionado em caso de problemas ou emergência.

Obrigações do síndico profissional

O papel do síndico profissional é essencial para o edifício, independentemente do tipo de administração escolhido. Embora o condomínio conte com os serviços de um administrador, de um escritório de contabilidade ou de outros profissionais, ainda é o síndico quem deve supervisionar o trabalho de todos os funcionários. Entre suas principais funções, vale destacar:

1. Gestão administrativa: fazer cumprir o regimento interno e as determinações da assembleia, convocar reuniões de condomínio, cobrar multas quando necessário, garantir a contratação do seguro condominial etc.;

2. Gestão financeira: elaborar a previsão orçamentária anual, fazer a prestação de contas, fiscalizar os pagamentos das taxas de condomínio, atuar em parceria com o conselho fiscal etc.;

3. Gestão de infraestrutura: obedecer às regras estabelecidas pelo Código Civil a respeito de obras e reformas, garantir que os moradores entreguem os documentos necessários para a realização de reformas etc.

Formas de fazer uma gestão eficiente

A administração do condomínio deve ser levada a sério e ser feita profissionalmente, independentemente de o síndico ser especializado ou não. Como a rotina do condomínio é composta por inúmeros processos e normas a serem seguidos, isso se torna um verdadeiro desafio.

Para tornar o gerenciamento o mais otimizado possível, aqui estão algumas dicas de boas práticas que podem ser implementadas em qualquer modelo de gestão:

1. Focar na gestão financeira eficiente, controlar o fluxo de caixa e as contas a pagar e a receber e fazer o controle de inadimplência;

2. Organizar as tarefas por meio de listas para visualizar melhor o que já foi feito e o que precisa ser realizado com urgência;

3. Promover uma comunicação próxima e transparente com os moradores, a fim de priorizar o bem-estar coletivo;

4. Realizar auditorias para verificar a autenticidade dos documentos e relatórios gerados.

Como você viu, a gestão profissional de condomínios é fundamental para garantir o funcionamento equilibrado do edifício. A partir disso, os moradores se sentem mais seguros e tranquilos e os processos administrativos do prédio se tornam menos complicados. Caso tenha decidido contratar uma administradora para ajudá-lo nessa tarefa, pesquise empresas de qualidade no mercado, como a Embracon, cujos serviços auxiliam na gestão de tempo e em novas oportunidades.

Agora que você já sabe como fazer a gestão profissional de condomínios, entre em contato com a Embracon Condomínios e descubra o que podemos fazer por você!