Você já enxergou um condomínio como uma empresa de grande porte e analisou a posição do síndico como a de um CEO (Chief Executive Officer)? Caso não, é bom começar. Isso porque, atualmente, o síndico ocupa uma posição de planejamento muito mais estratégica, bem semelhante à função de um executivo de uma grande organização. E como em qualquer empresa, é fundamental saber o que é e como aplicar a análise SWOT na gestão de condomínio.

Para compreender melhor como essa análise funciona, imagine como ela ajudaria sua vida. Ao tomar uma decisão importante, por exemplo, costumamos avaliar nossos objetivos, a situação de vida e reunir os prós e contras de tomar tal decisão. É mais ou menos assim que essa análise funciona, e você pode conferir mais sobre ela neste conteúdo.

Continue acompanhando este post para entender mais sobre a análise SWOT e como ela pode ser aplicada na gestão de condomínios. Veja a seguir!

Entenda o que é a análise SWOT

A análise SWOT se trata de uma ferramenta de planejamento estratégico em gerenciamento de projetos usada para avaliar determinados cenários e apoiar a tomada de decisão. É frequentemente utilizada pelas empresas antes da implementação de qualquer projeto de impacto nos negócios.

A análise fornece um diagnóstico completo da situação da própria empresa e dos ambientes circundantes, ajudando a correr menos riscos e a aproveitar as oportunidades. Mas, afinal, o que significa SWOT? É o acrônimo para as iniciais das palavras Strengths, Weaknesses, Opportunities e Threats. Em português, muitas pessoas chamam de análise FOFA (Forças, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças).

Essas palavras representam quais avaliações são feitas: pontos fortes e fracos estão ligados à análise interna, ou seja, a qualidades e defeitos de um negócio ou projeto em implementação. Assim, olhando dentro e fora da empresa e o que é positivo e negativo, você obtém uma imagem completa dos fatores que podem determinar o sucesso do seu projeto.

Saiba para que serve a análise SWOT

Essa análise serve para colocar em prática as ideias que estavam só no papel. Esse método auxilia todo tipo de projeto a se organizar com mais segurança e a criar estratégias com maior probabilidade de sucesso.

É frequentemente usada pelas empresas que entram no mercado, lançam novos projetos ou abrem novos mercados. Mas também pode ser empregada em qualquer planejamento, incluindo o desenvolvimento pessoal.

Não importa em que tipo de projeto você a aplique, a análise SWOT sempre o ajuda a tomar melhores decisões. Por fim, essa atividade traz todas as informações necessárias para formular estratégias de maneira confiável ou, dependendo dos resultados, para verificar a impraticabilidade do projeto.

A análise de oportunidade é usada para gerar ideias em que você nem havia pensado. No caso de ameaças externas, você deve antecipá-las e tomar medidas para impedir que prejudiquem seu projeto.

Conheça a importância do seu uso

Para que qualquer empresa possa elaborar um planejamento estratégico eficiente, é importante que ela se conheça muito bem, identifique seus pontos fortes e fracos com precisão, compreenda o contexto em que se posiciona e reconheça as oportunidades e os riscos do cenário econômico em que atua.

Nesse sentido, a análise SWOT é fundamental para que a companhia consiga mapear, de forma completa, o ambiente na qual está inserida para, assim, tomar as devidas providências a fim de obter o sucesso esperado em seus projetos.

Confira como aplicar a análise SWOT na gestão de condomínio

Depois de entender o que é análise SWOT, para que ela serve e qual a sua importância, você deve cruzar essas informações para aplicá-la na gestão de condomínio. Afinal de contas, conforme exemplificamos inicialmente, administrar um prédio ou condomínio é um trabalho semelhante ao de um CEO. Então, a seguir, veja como fazer isso.

Faça um planejamento

Um dos primeiros passos na criação do planejamento estratégico é determinar quais grupos de pessoas existem em um condomínio. O perfil de todos (residentes, funcionários e fornecedores) deve ser claro para que suas expectativas e desejos sejam atendidos.

Analise o ambiente

Cada edifício tem sua realidade própria, suas qualidades e seus defeitos, que precisam ser analisados detalhadamente. Para identificar esses pontos, utilize a metodologia SWOT.

Normalmente, um condomínio apresenta os seguintes aspectos:

1. Forças: equipe que trabalha em parceria com a gerência e procura realizar suas tarefas com qualidade; alinhamento com fornecedores;

2. Oportunidades: investir em uma comunicação, clara, objetiva e não agressiva para conquistar a confiança dos colaboradores; trabalhar com propostas bem detalhadas;

3. Fraquezas: ter apenas projetos esporádicos para o levantamento de verbas; apresentar dificuldade em conseguir investimentos para projetos;

4. Ameaças: possível crise econômica, orçamentos desequilibrados, índice de inadimplência alto, falta de perspectivas de aprovação da previsão orçamentária.

Considere imprevistos

No grupo de fatores externos, as ameaças representam todos os fatores que podem atrapalhar, danificar ou colocar em risco sua empresa. É muito importante poder identificá-los o mais rápido possível, mesmo que seja uma medida externa. Essa é a única maneira de limitar, ao máximo, as consequências que podem surgir para a empresa.

Pode ser a falta de qualificação dos funcionários, a entrada de um concorrente internacional no mercado, um método de produção que não foi lucrativo em relação aos concorrentes, a falta de mão de obra, entre outros.

Aprenda a mensurar os resultados

Determinar e medir os resultados obtidos após a conclusão das tarefas planejadas medirá as ações e prioridades futuras da administração de condomínios. Com isso, você pode corrigir erros de procedimento ou concluir que a ação está gerando o resultado esperado.

Nessa fase, o uso de ferramentas é indispensável. Você pode se organizar usando ferramentas mais acessíveis, como o Microsoft Excel, ou sistemas mais completos, como o Microsoft Project (no caso de gerenciamento de projetos). Você também pode utilizar aplicativos de gerenciamento condominial para acompanhar os resultados.

Depois de analisar a etapa final, é importante ouvir a opinião dos condôminos. Essa pesquisa pode ser feita com os moradores a cada seis meses, perguntando sobre a gestão e também acerca de questões específicas, como a qualidade das áreas de lazer. Por exemplo: “Como você classifica nossas áreas de recreação em uma escala de 0 a 10?”. As respostas lhe darão uma noção melhor do desempenho administrativo do prédio.

Entender o que é análise SWOT é crucial para conseguir fazer uma gestão de condomínio eficiente. É claro que, no decorrer da análise, você pode se deparar com algumas informações desagradáveis. Contudo, essa é sua maior vantagem: em vez de deixar as etapas de gerenciamento no escuro, você pode usar a análise SWOT para conhecer a realidade exatamente para evitar falhas futuras.

Agora que você já sabe o que é a análise SWOT, confira 5 dicas práticas para fazer a gestão financeira para condomínios!